Die FWTM dient der Universitätsstadt Freiburg als Management- und Marketingunternehmen in den Geschäftsfeldern von Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing, Tourismus und Messe. So unterstützt sie die heimische Wirtschaft beispielsweise im Bereich von Existenzgründung, bietet Touristen sowohl stationär als auch digital ein breites Informationsangebot, und betreibt Messen, Kongresse und andere Veranstaltungen in der Messe Freiburg, dem Kongresszentrum Konzerthaus Freiburg, sowie dem Historischen Kaufhaus. Die FTWM beschäftigt rund 180 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Die Aufgabe

Die FWTM suchte einen Partner für die Konzeption, Realisierung und Einführung eines Intranets. Die Ziele dabei lagen in der Verbesserung der internen Kommunikation, die Schaffung einer zentralen Wissensdatenbank (Dokumentenmanagementsystem) und in allgemeinen Produktivitätsverbesserungen durch die effektivere Zusammenarbeit.

Eine der besonderen Herausforderungen in diesem Projekt lag in der Zusammenkunft aller Geschäftsfelder der Management- und Marketinggesellschaft.

Mittelfristig sollte das Intranet als Basis für den Digitalen Workplace dienen.

Auszug aus den spezifischen Anforderungen

Flexible Rechte- und Benutzerverwaltung
Indexierbares und individuell pflegbares Mitarbeiterverzeichnis
Responsivität bzw. einfacher mobiler Zugriff
Schneller Zugriff via Active Directory Exchange-Anbindung für den Single-Sign-On
Vielseitige Suchfunktionalität für globale und Teilbereichssuche
News-Bereich

Knowledgebase
Ressourcenverwaltung (u.a. Fuhrpark-Management, Raumverwaltung)
Erweiterbarkeit für Extranet-Funktionen
Analyse-Funktionen für Nutzerverhalten (DSGVO-konform)
Mitarbeiterschulungen für das Onboarding

Konzeptionsphase:
Layout für unterschiedliche Seitentypen

Workflow in der Intranet-Konzeption

Der obligatorische Projektauftakt war ein gemeinsamer Kickoff-Workshop. Zielsetzung war zunächst, die Roadmap für das umfangreiche Projekt zu planen, ein gemeinsames Verständnis der Zielsetzung zu entwickeln, und die wesentlichen Funktionsbereiche grundlegend zu diskutieren.

In der Folge dienten zwei Team-Workshops dem näheren Kennenlernen und Verständnis der unterschiedlichen Stakeholder und damit der Konkretisierung in der Anforderungsaufnahme. Die Teilnehmer wurden hierbei durch verschiedene Konzeptionsmethoden dabei unterstützt, ihre Abteilungen und Rollen präzise zu beschreiben, und ihre jeweilen Arbeitsfelder sowie Bedürfnisse umfassend zu definieren.

Intranet ist Teamarbeit

In der Phase der Basiskonzeption wurden Interviews und Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, mit dem Ziel, die unterschiedlichen Anforderungen weiter zu präzisieren und zu gewichten. Anschließend wurden Funktionsbereiche spezifiziert und das Design für viele Seitentypen entworfen.

Für den technischen Part war unser Kooperationspartner ISIFIVE Teil des Projektteams. Auf Basis der Intranet-Software Intrexx wurde das Konzept technisch realisiert und wird fortlaufend weiter ausgebaut.

PPW war im weiteren Projektverlauf für die Qualitätssicherung aus konzeptioneller Sicht, für erste Nutzertests und für die inhaltliche Produktivstellung gemeinsam mit den Projektbeteiligten der FWTM verantwortlich.

Mehrheitsfähige Namensfindung

Nicht nur die Anforderungen aller FTWM-Mitarbeitenden sollten frühzeitig mit aufgenommen werden. Das Ziel eines jeden Projekts mit einer solchen Tragweite ist stets, alle mit ins Boot zu holen, um von Anfang an gemeinsam erfolgreich durchzustarten. Dabei sollte die Bedeutung kleiner Details nicht unterschätzt werden.

Um organisationsweite Identifikation mit dem Projekt zu schaffen, war das Vorschlagen passender Namen für das Intranet Teil der Mitarbeiterbefragung. Das führte zu einer Reihe kreativer Ideen. Den Zuschlag erhielt letztlich der Name Idefix 🐕.