Das neue Agenturleben mit Remote-Work 

Die Welt hat sich verändert und mit ihr auch die Arbeitswelt. Corona dominiert jeden Aspekt des täglichen Lebens. Die vierte Woche Homeoffice für das komplette PPW-Team läuft. Zeit innezuhalten und ein Zwischenfazit zu ziehen. Mit einer Stimmungsumfrage haben wir die Kollegen befragt, wie sie mit der neuen Situation zurechtkommen. Außerdem berichte ich, wie wir dank Remote Work unsere Projekte voranbringen und weiter für unsere Kunden erreichbar sind. 

Eins sei noch vorweg gestellt. Wir sind uns unserer privilegierten Lage bewusst. Digitale Projekte und Produkte lassen sich grundsätzlich digital produzieren und verkaufen. Vielen geht es schlechter und Unternehmen müssen zum Teil ihre Tätigkeit vollständig einstellen, da schlichtweg ihr Geschäftsmodell nicht digital übertragbar ist oder die Betriebsfortführung behördlich unterbunden wurde. Vielen wird durch Corona nochmal eindringlich bewusst gemacht, wie digital optimierte Geschäftsprozesse à la Amazon jetzt noch mehr profitieren als vor Corona. Digital Workplace, ortsunabhängige Kommunikation, SaaS-Lösungen und Webshops sind gefragter denn je. 

Doch eigentlich soll der Fokus in diesem Blog auf unseren PPW-Alltag gerichtet werden. Also los: 

Corona-Lockdown: Was sind die größten Veränderungen im Arbeitsleben für die PPWler? 

Zunächst scheint die Krise nicht nur negative Auswirkungen zu haben. So sind einige im PPW-Team auch froh über mehr Zeit, die sie sonst durch das Pendeln verlieren. Doch selbstverständlich überwiegt die Kehrseite der Heimarbeit deutlich. Besonders die Kollegen mit Kindern rotieren zwischen Arbeit und Organisation des neuen privaten Alltags. So ist der klassische 9-18 Uhr Tag für Eltern, bei denen beide berufstätig sind, nicht mehr realisierbar und wird schnell zum 6 Uhr bis 23 Uhr Arbeitstag. Die Belastung ist extrem, da niemand auf Unterstützung im privaten Umfeld zurückgreifen darf. 

Allen fehlt das Miteinander, der kurze Plausch, der Flurfunk, die gemeinsame Mittagspause, und einigen auch das immer gut ausgestattete PPW Eisfach. 

Remote-Work: Die Arbeit läuft weiter 

Trotz des Fehlens von direktem persönlichem Austausch sind die Kollegen unisono der Meinung, dass die fachliche Arbeit, der inhaltliche Austausch und die grundsätzliche Kommunikation so gut läuft wie sonst auch. 

Warum das so ist? Unsere Social-Collaboration Prozesse und die wesentliche Arbeitsorganisation bilden wir mit folgenden Tools ab, die unsere Kommunikation und Zusammenarbeit perfekt sicherstellen: 

• VPN-Zugriff auf sämtliche Fileserver der Agentur
  Wir haben Zugriff auf alle projektrelevanten Dateien und unsere zentral gepflegte Passwort-Verwaltung.
• Microsoft Office 365
  Wir können online an Dokumenten arbeiten.
• Microsoft Teams und Zoom
  Besonders wichtig: Wir tauschen uns in kleineren Gruppen (z.B. Entwickler, Projektleiter) in täglichen Jour fixe Meetings aus, um den Fortschritt der Projekte und die anstehenden Aufgaben zu besprechen. Um dies mit noch mehr Datenschutz zu tun, testen wir aktuell die Open Source Software https://jitsi.org/ auf Praxistauglichkeit. Gespräche mit unseren Kunden können wir mit diesen Lösungen ebenfalls durchführen.
• Rocket.Chat
  Ein Großteil der 1:1 Kommunikation läuft nicht über E-Mail, sondern in Echtzeit via Chat.
  Projektspezifische Kanäle halten alle Beteiligte eines Projekts auf dem gleichen Kenntnisstand.
• Confluence
  Neben projektspezifischen Dokumentationen, wie z.B. Projektsteckbriefe, ist Confluence die Plattform, um wichtige Infos für alle Mitarbeiter publik zu machen. So haben wir bspw. eine Confluence-Seite mit allen aktuellen Kernarbeitszeiten angelegt. Sehr hilfreich, um nicht jeden Termin via Doodle erstellen zu müssen.
• Jitsi Softphone mit Anbindung an unsere VoIP Telefonanlage
  Unsere Agentur-Rufnummern bzw. die Durchwahlen sind weiter erreichbar. Wir nutzen Jitsi und können darüber einfach via App am Laptop telefonieren.
• HQ Labs
  Unsere Cloud-basierte Agentursoftware haben wir erst zum Ende letzten Jahres eingefügt. Gutes Timing! Die CRM- und Buchhaltungs-Software ermöglicht uns auch im Homeoffice ein stressfreies Erzeugen und Verwalten von Kunden- und Stammdaten sowie Belegen.
  

In diesem Blogpost findest du weitere Lösungen für die Remote-Work, die ein schnelles Onboarding erlauben.

Homeoffice Challenge und Remote-Flurfunk 

Unterm Strich läuft insbesondere dank unserer Remote-Work-Infrastruktur der Agenturalltag rund, denn zu tun gibt es immer und dank unseres top eingerichteten Digital Workplace sind wir sehr gut aufgestellt. Doch im Bestfall sollte – und in diesen Zeiten umso mehr – auch der Spaß nicht zu kurz kommen. 

Wie im Privatleben entstehen auch im Arbeitsleben durch Krisen oder Notsituationen kreative neue Wege, wie man den Alltag und das soziale Leben verbessern kann. 

Bei uns heißt das konkret: In einem unserer Rocket.Chat Kanäle bietet sich die Möglichkeit, hier und da Schnappschüsse aus dem Alltag zu teilen, so wie man es aus dem Facebook Newsfeed kennt. Auf diesem Weg kriegt man ein bisschen davon mit (wenn man denn möchte), was die Kollegen so treiben und hat trotz Distanz ein wenig „Social Flurfunk“. 

Unsere wöchentliche Homeoffice-Challenge (bislang: DressUp Tuesday, Arty Tuesday, Knolling Tuesday) sorgt für etwas Beschäftigung in der ansonsten überschaubar abwechslungsreichen Freizeit und für anschließende Unterhaltung im Kollegenkreis. Auch die ungewohnten Einblicke in die Heimbüros der Kollegen, deren Kleiderschränke und versteckte Sammelleidenschaften sind nicht zu verachten. 

Unsere Bewegte Pause und der neue Bewegte Feierabend finden nun über Microsoft Teams oder Zoom statt, so dass auch der Betriebssport nicht zu kurz kommen muss – zumindest für die teilnehmenden Kollegen (meine Finger zeigt auf alle anderen!). 

Dazu kommt noch das Feierabend-Bierchen, auf das wir uns nun einmal pro Woche abends treffen und uns via Webcam zuprosten können, um die Arbeitswoche gemeinsam zu beenden.

All diese Formate sind übrigens nicht Teil einer Homeoffice-Strategie (wer hat sowas?), sondern wurden von verschiedenen Kollegen ins Leben gerufen und werden von der Geschäftsführung ausdrücklich unterstützt. Somit sollten wir wohl die eine oder andere Woche noch aus dem Homeoffice gut arbeiten können, auch wenn wir uns alle wieder auf den normalen Agenturalltag und das Eisfach freuen.  

Titelbild: Kreative Homeoffice-Inszenierung unseres Kollegen Martin (der offensichtlich die Arty-Challenge an seinen Sohn delegiert hat)