Kommunikation und Kollaboration in Zeiten von Corona
Inhalt
Noch vor ein paar Wochen war Corona ein Randthema. Heute ist das Virus ein ernstzunehmendes Thema – nicht nur gesundheitlich sondern auch weltwirtschaftlich.
Buzzwords wie Transformation und Disruption bestimmen die Digitalbranche seit Jahren und fördern bei etlichen Unternehmen ein Umdenken. Nun zwingt die Virale Disruption in ungeahnter Geschwindigkeit Unternehmen quer durch alle Branchen zu neuen Wegen, um den Fortbestand ihres Geschäfts sicherzustellen.
Wir bei PPW sind seit Mitte März mit dem kompletten Team im Homeoffice. Auch wenn es glücklicherweise in unserem Umfeld bisher keine Anzeichen von COVID-19 gab; #flattenthecurve und #staythefuckhome sind das Gebot der Stunde. Natürlich ist uns bewusst, dass wir uns im Vergleich zu Branchen wie Tourismus, Gastronomie oder Einzelhandel in einer privilegierten Ausgangslage befinden.
Zwar sind wir bereits mit einzelnen Homeoffice-Lösungen und dem Remote-Austausch mit unseren Kollegen in Münster vertraut. Dennoch stellt auch uns die komplett dezentrale Teambesetzung im Homeoffice vor eine organisatorische Herausforderung. Weshalb wir trotzdem als Team weiter funktionieren und uns für die nächsten Wochen, ja vielleicht Monate gut gerüstet sehen, und mit welchen technischen Mitteln wir darüber hinaus auch mit unseren Kunden weiter zusammenarbeiten möchten, beschreiben wir in diesem Ratgeber-Blogpost rund um Software-Lösungen für das ortsunabhängige Arbeiten. Wir haben einen Überblick zu einigen Tools erstellt, die für die Remote-Arbeit funktionieren und ein schnelles Onboarding erlauben.
RocketChat – das datenschutzkonforme WhatsApp für Unternehmen im Selbstbetrieb
Das Open-Source-Kommunikationstool bietet die Möglichkeit für Einzel- und Gruppen-Chats. Es lassen sich offene und private Kanäle (Gruppen), beispielsweise für Projektteams oder Abteilungen erstellen. Auch ein Rundfunkkanal ist möglich, der lediglich für die einseitige Kommunikation dient (z.B. für offizielle Unternehmens-News).
Individuell lassen sich die Benachrichtigungen konfigurieren, so dass man nicht zwangsläufig aus der Arbeit herausgerissen wird. Eine Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Keywords in langen Threads. Eine Ampelanzeige informiert, wer online, beschäftigt oder abwesend ist.
Bei PPW setzen wir Rocket.Chat sowohl in der 1:1 Kommunikation bei kurzen Rückfragen ein, Projekt-spezifische Kanäle ergänzen den schnellen Austausch in der internen Abstimmung und bei der Begleitung der Kundenprojekte, Disziplinen-spezifische Kanäle ermöglichen den Wissensaustausch beispielsweise im Konzeptionsteam oder Projektmanagement. Chat und Kollaboration à la WhatsApp – nur ohne Datenspeicherung auf Facebook-Servern.
Whereby – schnelle und einfach Videomeetings
Whereby bietet einen schnellen und völlig einfachen Einstieg für völlig virenfreie Face-to-Face Meetings. In der kostenlosen Basis-Version erlaubt es maximal fünf Personen an einem Video-Meeting teilzunehmen. Für $ 15/mtl. gibt es im Pro-Plan neben mehr möglichen Teilnehmern auch die Funktion einer Aufzeichnung der Sessions, mehr Support sowie gebrandete Meeting-Räume.
Microsoft Teams – vielseitiges Kommunikations- und Kollaborationstool
Das vielseitige Tool Microsoft Teams verbindet die Bereiche Chat, Telefonie und Video-Telefonie samt Screen-Sharing. Zudem lassen sich Dateien ablegen und somit in einzelnen Arbeitsgruppen (Teams) zentral verwalten. Während Teams grundsätzlich Bestandteil einer kostenpflichtigen Office Business Essentials oder Business Premium Lizenz ist, bietet Microsoft im Zuge der Corona-Krise Teams bis 2021 kostenlos an. Aktuell wird jedoch von Problemen aufgrund der starken Nachfrage berichtet.
Teams ist ausschließlich mit Microsoft-Hosting verfügbar, was für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datensicherheit durchaus relevant sein dürfte.
Bei PPW setzen wir Teams ausschließlich für Video-Meetings ein. So halten wir schriftliche Kommunikation zentral in Rocket.Chat zu trennen und verorten diese Informationen nicht in der Microsoft-Infrastruktur.
Im Kontakt mit unseren Kunden lassen sich schnell über Teams Einladungen zu Videomeetings versenden. Hierfür müssen die Eingeladenen lediglich einen Link aufrufen und können dann über ihren Browser an der Besprechung teilnehmen.
Im Bereich der Collaboration-Tools tummelt sich eine große Zahl weiterer Angebote. Hier sei zumindest noch auf eine Alternative mit dem Namen Zoom verwiesen. Zoom bietet bereits in der kostenlosen Version auch die Möglichkeit für (Video-)konferenzen, Webinare, an dem externe Teilnehmer ohne Account von jedem Endgerät aus teilnehmen können. Eine Aufzeichnung in Bild-, Ton- oder Textform ersetzt den Protokollanten.
Meebl – einfache Lösung für Telefonkonferenzen
Meebl ist ein kostenloser Service für Telefonkonferenzen. Lediglich die normalen Festnetz-Telefonie-Gebühren fallen an. Im Falle einer Flatrate entstehen somit keine Zusatzkosten. Eine Person meldet sich mit einer E-Mail-Adresse an und eröffnet einen Konferenzraum, für den sie die Teilnehmer via E-Mail einlädt. Diese erhalten eine Festnetznummer samt einer Konferenzraumnummer.
Wer also schnell eine einfache Lösung zum Konferieren via Telefon sucht, der kann mit Meebl auch über sein Festnetz oder Smartphone ohne zusätzliche App sofort loslegen.
Ideal also, um gemeinsam mit unseren Kunden einen kurzen Status-Call zu machen, bei dem es völlig egal ist, wo die Teilnehmer sich gerade befinden.
Kleine Randnotiz: Aktuell wird von Problemen berichtet. Natürlich sind nicht nur Supermarktregale sondern auch digitale Produkte hin und wieder der momentanen Nachfrage nicht gewachsen.
Trello – intuitives Kanban-Board für schnelle Aufgabenverwaltung
Trello ist ein schnell verständlicher Dienst zur Verwaltung von Aufgaben, die auf Boards per Drag & Drop verschoben werden können, so wie man es von einem Kanban-Board kennt. Die Spalten lassen sich dabei individuell benennen und erweitern. Jede Aufgaben-Karte kann z.B. mit Checklisten, Anhängen und Terminen versehen werden. Über die Verteilung von Aufgaben auf Personen lassen sich Projekte steuern und erfassen. Der Einstieg gelingt dabei sehr einfach. Ein kostenloser Plan eignet sich perfekt zum Kennenlernen des Tools. Zusatzfunktionen, wie z.B. die E-Mail Benachrichtigung oder Admin-Funktionen sind ab $ 10/User pro Monat verfügbar.
Bei PPW setzen wir den großen Bruder und die große Schwester aus dem Hause Atlassian ein: Jira und Confluence. Diese Projektmanagement- bzw. Kollaboration-Tools bieten deutlich größere Funktionsumfänge, sind jedoch auch nicht ganz kurzfristig implementiert und sollen deshalb an dieser Stelle außen vor bleiben.
Miro – das digitale Whiteboard für kreative Arbeitsprozesse und kollektives Brainstorming
Etwas spezieller ist unser letzter Tool-Tip. Wer an digitalen Lösungen, komplexen Prozessen, neuen Produktentwicklungen oder anderen Entwicklungen mit Kollegen oder Unternehmensübergreifenden Teams arbeitet, dem bietet sich mit Miro eine vielseitige Plattform, um Ideen zu visualisieren, Gedanken zu strukturieren und Projekte zu planen. Auch Workshops lassen sich mittels Miro hervorragend durchführen, da Ideen und Änderungen in Echtzeit schön visualisiert werden können.
Miro kommt bei PPW in der Konzeption neuer Projekte zum Einsatz. Je nach Plan lassen sich Projektmanagement-Tools wie Jira und Asana integrieren.
Weitere Tools, die unsere Webdesigner bei PPW einsetzen, findest du übrigens auch hier in unserem Webdesign-Workflow Blogbeitrag.
UPDATE Februar 2022: „Warum das Kollaborationstool Miro für uns nicht mehr wegzudenken ist„, haben wir in einem separaten Blogpost erklärt.
Noch mehr Kollaborations-Tools?
Wer die große Bandbreite an Remote-Work-Tools bzw. Software zur Kollaboration noch weiter kennenlernen möchte, dem sei dieser Blogpost ans Herz gelegt:
https://morethandigital.info/88-tools-fuer-unternehmen-home-office-und-remote-work/
Wir haben zwar nicht nachgezählt. In jedem Fall findest du hier etliche weitere Tools in den Kategorien Brainstorming, Mind-Mapping, Cloudspeicher und zusätzliche Lösungen für das reibungslose Miteinander von Heimbüro zu Heimbüro.
Nachtrag am 30.06.2020:
Unser Kollege Martin hat zwischenzeitlich noch die Open-Source-Lösung Nextcloud vorgestellt, das wie ein Schweizer Taschenmesser gleich mehrere Tools in einem integriert und zudem selbst gehostet werden kann.
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