Miro: Warum das Kollaborationstool für uns nicht mehr wegzudenken ist

New Work oder Arbeit 4.0 kamen nicht erst durch Corona ins Gespräch. Homeoffice war schon lange erfunden, Kollaborations-Tools bereits reichlich vorhanden. Dann kam das Virus und hat – je nach Branche, aber auch je nach Sichtweise und Reaktion – die Pause-Taste oder aber die Fast Forward Taste gedrückt. Nicht bloß für Prozesse in Unternehmen, sondern für ganze Branchen galt es, schnell zu handeln – sofern das grundlegende Geschäftsmodell dies zuließ.

Teamwork, Arbeitsplatzgestaltung und Technologie sind Teilbereiche von New Work und dabei mutmaßlich solche Bereiche, die sich schneller verändern lassen als kulturelle Aspekte einer Organisation. Die Pandemie hat in vielen Fällen Prozesse beschleunigt, die sich ohnehin schrittweise ihren Weg gebahnt hätten.

Und bei uns? Im Fall der Zusammenarbeit in unserer Digitalagentur waren schon die Weichen gestellt und Homeoffice bereits Praxis. Daher hat sich vor allem im Bereich der Software einiges angepasst, um der dezentralen Arbeitsplatz-Struktur gerecht zu werden.

Einige Tools wurden in dieser Zeit ausgetestet. Nicht alle haben sich bewährt. Manche Werkzeuge, die vor der Pandemie noch verwendet wurden, sind jetzt kaum noch in Nutzung. Umgekehrt sind andere für die Arbeit unersetzlich geworden. Ein Tool wollen wir in diesem Blogpost näher vorstellen, weil es zu einem festen Bestandteil unseres Werkzeugkoffers geworden ist und wir es nicht mehr missen wollen.

Die Rede ist von der digitalen Whiteboard-Lösung Miro. Bereits vor Covid haben wir mit Miro gearbeitet und waren somit gerüstet. Kurz vor dem ersten Lockdown im Jahr 2020 (seufz!) haben wir es hier vorgestellt: Kollaborations-Tools.

Seit März 2020 stieg die Nachfrage nach Miro in Toilettenpapier-ähnlichen Dimensionen – und ist weiterhin hoch. Nachweislich, wie hier mit Google Trends zu sehen:

Knapp zwei Jahre später sind etliche Tage und Wochen Arbeit mit Miro zugebracht, Workshops und Brainstormings durchgeführt und neue Konzepte entworfen worden. Zeit für ein Zwischenfazit.

Anwendungsszenarien für Miro

Wie ein physisches Whiteboard bietet dessen digitaler Ableger eine nahezu unendliche Spielwiese zur Erstellung von kollaborativen Inhalten unterschiedlichster Natur. Wenngleich der erste Unterschied ist, dass ein physisches Whiteboard formatbedingt endet und erst wieder bereinigt werden muss, bevor es neu befüllt wird. Miro ist beliebig skalierbar. Genau diesen Fakt kann man aber auch als Nachteil bewerten. Schließlich fördert eine begrenzt nutzbare Fläche auch die Fokussierung auf das Wesentliche. Es kommt nur das auf die Tafel, was es wirklich verdient hat.

Apropos, Skalierbarkeit. Ein Beispiel aus der Rubrik „that escalated quickly“:

Egal in welcher Phase – Ideenfindung, Recherche, Planung oder Umsetzung; mit Miro lässt sich quasi ohne Rüstzeit – vor allem ohne Vorbereitung eines Meeting-Raums, von Post-its oder Stiften – ein Zusammentreffen eines Projektteams realisieren. Typische Anwendungsszenarien sind Brainstormings, Mind-Maps, Customer Journey Maps, Visualisierungen von Prozessen, Roadmaps, Kanban-Boards, Wireframing oder Retrospektiven. Sicherlich jeder Nutzer bzw. jede Nutzergruppe wird Adaptionen dieser Methoden in irgendeiner Form verwenden.

Überzeugt hat Miro dabei nicht nur durch seine Funktionalität, sondern, wen wundert’s, vor allem durch seine UX. Die Anwendungsmöglichkeiten sind rasch verstanden und auch unsere Kunden konnten nach kurzem Onboarding problemlos in den Workshops kreativ mit Hand anlegen.

Ach ja, ein netter Nebeneffekt für jedes Szenario; es wird niemand mehr zum Protokollführer verdonnert werden müssen. Nicht mal das Abspeichern ist nötig. Jede Anpassung ist sofort auf dem Miro Board gespeichert und für die Nachwelt dokumentiert.

Die grundlegenden Miro-Features

• Grundelemente: Zeichnen, Post-its, Text, Formen, Pfeile
• Einbindung von Bildern, Dokumenten, Tabellen, Bildern (via Drag & Drop)
• Bildschirm-Präsentation und Live-Cursor-Tracking des Vortragenden
• Votings
• Timer
• Kommentare
• Video-Chat
• Synchronisation mit externen Apps (bspw. Google Drive, Teams, Jira, Slack…)

Und was sagen die Kollegen zu Miro? Ich habe zwei Heavy User, bzw. meine hello x Kollegen befragt:

Oliver

Katrin 

Das Ende unserer physischen Whiteboards

Nachdem also Miro in Fleisch und Blut unserer Digitalagentur übergegangen ist, standen unsere bewährten 190 cm Whiteboards recht blass da. Doch sie haben glücklicherweise neue Verwendung und zwischenzeitlich entweder bei einzelnen Team-Mitglieder ein neues Zuhause gefunden oder wurden im wahrsten Wortsinne umgeschult, um ihren „grünen Verwandten“ Gesellschaft zu leisten. So haben wir einen Teil der Whiteboards der Grundschule Hemsen im Emsland gespendet. Dort werden sie hoffentlich der kommenden Generation von Konzeptern und Web-Designerinnen noch einige Jahre gute Dienste erweisen.