Dezentrale Teamarbeit mit Nextcloud

Dezentrale Teamarbeit mit Nextcloud

Im Zuge des Corona-Lockdowns haben viele Firmen einen Gro├čteil ihrer B├╝roarbeiter ins Homeoffice geschickt. Seitdem ist der Bedarf gestiegen, gemeinsam Daten au├čerhalb der B├╝ror├Ąume zu verwalten. Oft ist aber die vorhandene Infrastruktur f├╝r eine dauerhafte Arbeit von zu Hause nicht ausreichend. Die Mitarbeiter verwenden zudem oft mehrere Ger├Ąte – auch diese sollten dann auf denselben zentralen Datenpool zugreifen k├Ânnen. Diese Zwangsumstellung bot Gelegenheit, nicht nur pers├Ânliche Gewohnheiten zu ├Ąndern, sondern die firmeneigene Infrastruktur zu modernisieren.

L├Âsungen von Microsoft oder Google werden unter Datenschutz-Gesichtspunkten von manchen kritisch betrachtet, wenngleich die US-Anbieter im Nachgang zur DSGVO-Novelle mittlerweile ihre Dienste optional auch auf EU-Servern anbieten. Schon l├Ąnger steht hier eine lizenzfreie Open-Source-L├Âsung als Alternative zur Verf├╝gung: Nextcloud.

Login bei Nextcloud
Nextcloud Anmeldung

Was ist Nextcloud?

Nextcloud ist eine Cloud-Collaboration-Software. Sie bietet Dienste, ├╝ber die man Dateien, Termine, Kontakte und weitere Daten zwischen mehreren Usern und Ger├Ąten synchronisieren kann.

Der Unterschied zu Dropbox, Google Drive und anderen Services: Nextcloud kann selbst gehostet werden und erm├Âglicht somit, die Hoheit ├╝ber seine Daten vollst├Ąndig zu bewahren.

Nextcloud wurde 2016 als Open-Source-Projekt von ownCloud abgespalten und hat sich mittlerweile zum zuverl├Ąssigeren und umfangreicheren Projekt entwickelt. Die Bundesregierung hat 2018 eine Plattform f├╝r internen Datenaustausch auf Basis von Nextcloud entwickelt. Das hat den guten Ruf und die hohen Anspr├╝che sicherlich gest├Ąrkt.

Die Software wird auf einem Linux-Server installiert und bietet dann eine Weboberfl├Ąche, eigene Apps f├╝r Computer und Mobilger├Ąte sowie Schnittstellen zur Verwendung in anderen Programmen.

Der Desktop-Client synchronisiert dann automatisch die Dateien, die man im Projektordner auf dem Rechner ge├Ąndert hat. Die meisten kennen dieses Feature von Dropbox und anderen Cloud-Storage-Diensten. Der Dateizugriff ist prinzipiell auch per WebDAV m├Âglich, allerdings wird durch die Clients die Synchronisation zwischen Computer und Smartphones und innerhalb der Arbeitsgruppen so bequem wie nur denkbar.

Die Adress- und Kalendersynchronisation funktioniert auf dem Desktop zum Beispiel mit Thunderbird und den nativen MacOS-Apps reibungslos. F├╝r Android gibt es dazu die Gratis-App DAVDroid. So k├Ânnen Sie Telefonnummern, die Sie auf dem Handy gespeichert haben, bei Bedarf auch auf dem Laptop und im zentralen Firmen-Adressbuch wiederfinden. Man kann Kalender und Adressb├╝cher mit anderen Nextcloud-Nutzern teilen, um beispielsweise gemeinsame Termine zu planen. Das machen die offenen Protokolle CalDAV und CardDAV m├Âglich.

Nextcloud Kalender
Unterwegs arbeiten am Nextcloud Kalender

Welche Features bietet Nextcloud?

Durch das umfangreiches Nextcloud App-Verzeichnis sind die Features so umfangreich, dass wir hier nur auf die attraktivsten und sinnvollsten eingehen wollen.

  • Synchronisation und Freigabe von Dateien
  • Synchronisation Kalender und Kontakte
  • LDAP-Anbindung: Benutzerverwaltung in Ihrer LDAP- oder Active-Directory-Instanz (Dokualle Apps)
  • Berechtigungssystem: User und Gruppen k├Ânnen Freigaben erstellen und Zugriffe verwalten (Info).
  • Datei-Quotas zur Schonung des Festplattenplatzes (Doku)
  • Nutzerfreundliche Clients f├╝r alle Systeme (Downloads)
  • Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser mit OnlyOffice oder Collabora
  • Fotos und Fotogalerien teilen per Photos App.
  • Webmailer (Nextcloud Mail)

Weitere interessante Features, die wir als Nice-to-Have einstufen:

  • Etherpad (ownPad) als Wiki / Notizen (Doku)
  • Pico CMS-Plugin als Wiki oder Mini-CMS (jeder User kann hiermit seinen eigenen Website-Bereich pflegen)
  • Volltextsuche: Suche innerhalb Dateien und Metadaten. Die Suche kann mit einem ElasticSearch- oder Solr-Backend verbunden werden. Eine Volltextsuche macht Sinn, wenn Sie Nextcloud als Dokumenten-Management-System verwenden wollen. Dieses Feature ist nat├╝rlich nachr├╝stbar.
  • Diverse Module zur Selbst- und Teamorganisation: TasksTermineNotizen.
  • Ein simples Kanban-Board namens Deck
  • Interne oder ├Âffentliche Umfragen mit der Polls-App

Gibt es Beispiele zum Einsatz von Nextcloud?

Um eine bessere Vorstellung vom Einsatz im allt├Ąglichen Umfeld zu erhalten, haben wir mit dem Medienbeauftragten einer Gesamtschule im K├Âlner Raum gesprochen. Er hat Nextcloud als Kernst├╝ck der Homeschooling-Umstellung eingerichtet. Das System ist f├╝r ├╝ber 150 Lehrkr├Ąfte und Angestellte sowie knapp 1500 Sch├╝ler verf├╝gbar. W├Ąhrend die Sch├╝ler zur Zeit die Freigaben nur ├╝ber den Browser nutzen, haben sich die Lehrer bereits zur kollaborativen Arbeit in Gruppen organisiert. Lehrer nutzen also mit eigenen Nutzeraccounts und den Clients den vollen Funktionsumfang der Plattform, f├╝r die Sch├╝ler wurde bewusst ein niedrigschwelliger Einstieg in die Nutzung gew├Ąhlt, der nat├╝rlich auch leichter zu administrieren ist. Die Vergabe von Nutzeraccounts f├╝r die Sch├╝ler wird zur Zeit von der Schulleitung erwogen.

Mit der Kopplung an OnlyOffice kann das Kollegium Dokumente zeitgleich und gemeinsam in einer browserbasierten Office-Software bearbeiten. OnlyOffice gibt es ├╝brigens in einer freien Community– und in einer lizenzpflichtigen Enterprise-Variante. OnlyOffice fordert allerdings als vollwertige Office-L├Âsung hohe Systemressourcen: Eine eigene Datenbank und ein dedizierter Linux- oder Windows-Server werden hier empfohlen. Eine Alternative ist hier Collabora, das bisher als OpenOffice Online bekannt war. Aber auch dieses Feature ist mehr als ein Plugin: Hier verbindet sich Nextcloud mit einer Instanz des des Collabora-Servers, der ja auch installiert oder gemietet werden muss und einiges an Ressourcen verlangt.

Um die Berechtigungen innerhalb der Lehrerschaft abzubilden, hat der Medienbeauftragte f├╝r die Schulleitung und Lehrer verschiedener Fachbereiche Ordnerberechtigungen und Upload-Quota definiert. Damit ist sichergestellt, dass zum einen niemand unbefugt Einsicht in offizielle Dokumente nimmt und dass die Gesamtdaten nicht die Festplatte des Servers ├╝berlaufen lassen.

Mit der Nextcloud Photos-App teilen die Sch├╝ler Fotos von Events und Projektwochen, so dass sie mit Privatsph├Ąreschutz auch an Freunde und Familie weitergegeben werden k├Ânnen.

F├╝r die Bereitstellung eines Videokonferenz-Servers wurde in einer Testphase Nextcloud Talk eingef├╝hrt. Dieser Dienst erwies sich aber als sehr ressourcenhungrig – Konferenzen mit vielen Teilnehmern ├╝berforderten den schuleigenen Server. Hier entschied sich die Schule letztlich f├╝r den Einsatz von Jitsi Meet, das ab zweistelligen Teilnehmerzahlen besser performt.

Nextcloud Hub

Seit Anfang Juni 2020 hei├čt die Plattform ├╝brigens Nextcloud Hub. Mit dem Namenswechsel betont man eine Neuausrichtung, mit der man sich vor allem an die Kundschaft der Corona-├ära richtet: Das Kernfeature ist und bleibt Filesharing, jedoch will die Kollaborationssoftware als Knotenpunkt f├╝r alle Formen des dezentralen Arbeiten dienen. Ablauf-Automation, genannt „Flow“, Fotoalben, Kalender, Webmail, Videokonferenzen und OnlyOffice geh├Âren ab jetzt zur Standardausstattung der Nextcloud. Man muss sich die beliebtesten Features damit nicht mehr aus dem Nextcloud App-Repository zusammensuchen, sondern sie werden benutzerfreundlich w├Ąhrend der Installation empfohlen. Im gleichen Zuge wurde auch eine Partnerschaft mit Ionos beschlossen.

F├╝r wen ist der Einsatz von Nextcloud sinnvoll?

Nextcloud ist sehr gut geeignet f├╝r kleinere und mittlere Unternehmen, die flexible und kosteng├╝nstige Software f├╝r die Teamkollaboration ben├Âtigen. Ebenso sollten Unternehmen den Einsatz erw├Ągen, wenn sie besondere Anforderungen an Datenschutz und Privatsph├Ąre stellen bzw. ein Collaboration-Tool auf eigenen Servern betreiben m├Âchten.

Wer im gesamten Arbeitsumfeld vorrangig Microsoft-Produkte einsetzt, k├Ânnte es mit Microsoft 365 und Sharepoint einfacher haben. Sollten Sie aber die Integration in eine heterogene IT-Landschaft mit Linux, Apple und Windows-Komponenten ben├Âtigen, kommen Sie mit Nextcloud leichter an Ihr Ziel.

Wir bei PPW unterst├╝tzen Sie dabei, hier die beste Entscheidung f├╝r Ihr Unternehmen zu treffen und ├╝bernehmen im Anschluss die Implementierung Ihrer Wunschl├Âsung. Individuelle Anpassungen oder ma├čgeschneiderte Schnittstellen ├╝bernehmen wir bei Bedarf nat├╝rlich auch. Sprechen Sie uns einfach an.


Titelbild: Photo by Tina Witherspoon on Unsplash
Screenshot Loginscreen: Privat
Weitere Screenshots und Fotos: Nextcloud Press Center