Dezentrale Teamarbeit mit Nextcloud

Im Zuge des Corona-Lockdowns haben viele Firmen einen Großteil ihrer Büroarbeiter ins Homeoffice geschickt. Seitdem ist der Bedarf gestiegen, gemeinsam Daten außerhalb der Büroräume zu verwalten. Oft ist aber die vorhandene Infrastruktur für eine dauerhafte Arbeit von zu Hause nicht ausreichend. Die Mitarbeiter verwenden zudem oft mehrere Geräte – auch diese sollten dann auf denselben zentralen Datenpool zugreifen können. Diese Zwangsumstellung bot Gelegenheit, nicht nur persönliche Gewohnheiten zu ändern, sondern die firmeneigene Infrastruktur zu modernisieren.

Lösungen von Microsoft oder Google werden unter Datenschutz-Gesichtspunkten von manchen kritisch betrachtet, wenngleich die US-Anbieter im Nachgang zur DSGVO-Novelle mittlerweile ihre Dienste optional auch auf EU-Servern anbieten. Schon länger steht hier eine lizenzfreie Open-Source-Lösung als Alternative zur Verfügung: Nextcloud.

Was ist Nextcloud?

Nextcloud ist eine Cloud-Collaboration-Software. Sie bietet Dienste, über die man Dateien, Termine, Kontakte und weitere Daten zwischen mehreren Usern und Geräten synchronisieren kann.

Der Unterschied zu Dropbox, Google Drive und anderen Services: Nextcloud kann selbst gehostet werden und ermöglicht somit, die Hoheit über seine Daten vollständig zu bewahren.

Nextcloud wurde 2016 als Open-Source-Projekt von ownCloud abgespalten und hat sich mittlerweile zum zuverlässigeren und umfangreicheren Projekt entwickelt. Die Bundesregierung hat 2018 eine Plattform für internen Datenaustausch auf Basis von Nextcloud entwickelt. Das hat den guten Ruf und die hohen Ansprüche sicherlich gestärkt.

Die Software wird auf einem Linux-Server installiert und bietet dann eine Weboberfläche, eigene Apps für Computer und Mobilgeräte sowie Schnittstellen zur Verwendung in anderen Programmen.

Der Desktop-Client synchronisiert dann automatisch die Dateien, die man im Projektordner auf dem Rechner geändert hat. Die meisten kennen dieses Feature von Dropbox und anderen Cloud-Storage-Diensten. Der Dateizugriff ist prinzipiell auch per WebDAV möglich, allerdings wird durch die Clients die Synchronisation zwischen Computer und Smartphones und innerhalb der Arbeitsgruppen so bequem wie nur denkbar.

Die Adress- und Kalendersynchronisation funktioniert auf dem Desktop zum Beispiel mit Thunderbird und den nativen MacOS-Apps reibungslos. Für Android gibt es dazu die Gratis-App DAVDroid. So können Sie Telefonnummern, die Sie auf dem Handy gespeichert haben, bei Bedarf auch auf dem Laptop und im zentralen Firmen-Adressbuch wiederfinden. Man kann Kalender und Adressbücher mit anderen Nextcloud-Nutzern teilen, um beispielsweise gemeinsame Termine zu planen. Das machen die offenen Protokolle CalDAV und CardDAV möglich.

Welche Features bietet Nextcloud?

Durch das umfangreiches Nextcloud App-Verzeichnis sind die Features so umfangreich, dass wir hier nur auf die attraktivsten und sinnvollsten eingehen wollen.

• Synchronisation und Freigabe von Dateien
• Synchronisation Kalender und Kontakte
• LDAP-Anbindung: Benutzerverwaltung in Ihrer LDAP- oder Active-Directory-Instanz (Doku, alle Apps)
• Berechtigungssystem: User und Gruppen können Freigaben erstellen und Zugriffe verwalten (Info).
• Datei-Quotas zur Schonung des Festplattenplatzes (Doku)
• Nutzerfreundliche Clients für alle Systeme (Downloads)
• Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser mit OnlyOffice oder Collabora
• Fotos und Fotogalerien teilen per Photos App.
• Webmailer (Nextcloud Mail)

Weitere interessante Features, die wir als Nice-to-Have einstufen:

• Etherpad (ownPad) als Wiki / Notizen (Doku)
• Pico CMS-Plugin als Wiki oder Mini-CMS (jeder User kann hiermit seinen eigenen Website-Bereich pflegen)
• Volltextsuche: Suche innerhalb Dateien und Metadaten. Die Suche kann mit einem ElasticSearch- oder Solr-Backend verbunden werden. Eine Volltextsuche macht Sinn, wenn Sie Nextcloud als Dokumenten-Management-System verwenden wollen. Dieses Feature ist natürlich nachrüstbar.
• Diverse Module zur Selbst- und Teamorganisation: Tasks, Termine, Notizen.
• Ein simples Kanban-Board namens Deck
• Interne oder öffentliche Umfragen mit der Polls-App

Bildverwaltung

Dateien und Ordner mit anderen teilen

Webmailer-Oberfläche in Nextcloud

Dateiupload per Drag & Drop

Rechtevergabe auf Gruppen-Ordnern

Aufgabenverwaltung à la Kanban mit der App Deck

Kalender mit unterschiedlichen Terminkategorien

Eigenes Aktiviitätenprotokoll

Gibt es Beispiele zum Einsatz von Nextcloud?

Um eine bessere Vorstellung vom Einsatz im alltäglichen Umfeld zu erhalten, haben wir mit dem Medienbeauftragten einer Gesamtschule im Kölner Raum gesprochen. Er hat Nextcloud als Kernstück der Homeschooling-Umstellung eingerichtet. Das System ist für über 150 Lehrkräfte und Angestellte sowie knapp 1500 Schüler verfügbar. Während die Schüler zur Zeit die Freigaben nur über den Browser nutzen, haben sich die Lehrer bereits zur kollaborativen Arbeit in Gruppen organisiert. Lehrer nutzen also mit eigenen Nutzeraccounts und den Clients den vollen Funktionsumfang der Plattform, für die Schüler wurde bewusst ein niedrigschwelliger Einstieg in die Nutzung gewählt, der natürlich auch leichter zu administrieren ist. Die Vergabe von Nutzeraccounts für die Schüler wird zur Zeit von der Schulleitung erwogen.

Mit der Kopplung an OnlyOffice kann das Kollegium Dokumente zeitgleich und gemeinsam in einer browserbasierten Office-Software bearbeiten. OnlyOffice gibt es übrigens in einer freien Community– und in einer lizenzpflichtigen Enterprise-Variante. OnlyOffice fordert allerdings als vollwertige Office-Lösung hohe Systemressourcen: Eine eigene Datenbank und ein dedizierter Linux- oder Windows-Server werden hier empfohlen. Eine Alternative ist hier Collabora, das bisher als OpenOffice Online bekannt war. Aber auch dieses Feature ist mehr als ein Plugin: Hier verbindet sich Nextcloud mit einer Instanz des des Collabora-Servers, der ja auch installiert oder gemietet werden muss und einiges an Ressourcen verlangt.

Um die Berechtigungen innerhalb der Lehrerschaft abzubilden, hat der Medienbeauftragte für die Schulleitung und Lehrer verschiedener Fachbereiche Ordnerberechtigungen und Upload-Quota definiert. Damit ist sichergestellt, dass zum einen niemand unbefugt Einsicht in offizielle Dokumente nimmt und dass die Gesamtdaten nicht die Festplatte des Servers überlaufen lassen.

Mit der Nextcloud Photos-App teilen die Schüler Fotos von Events und Projektwochen, so dass sie mit Privatsphäreschutz auch an Freunde und Familie weitergegeben werden können.

Für die Bereitstellung eines Videokonferenz-Servers wurde in einer Testphase Nextcloud Talk eingeführt. Dieser Dienst erwies sich aber als sehr ressourcenhungrig – Konferenzen mit vielen Teilnehmern überforderten den schuleigenen Server. Hier entschied sich die Schule letztlich für den Einsatz von Jitsi Meet, das ab zweistelligen Teilnehmerzahlen besser performt.

Nextcloud Hub

Seit Anfang Juni 2020 heißt die Plattform übrigens Nextcloud Hub. Mit dem Namenswechsel betont man eine Neuausrichtung, mit der man sich vor allem an die Kundschaft der Corona-Ära richtet: Das Kernfeature ist und bleibt Filesharing, jedoch will die Kollaborationssoftware als Knotenpunkt für alle Formen des dezentralen Arbeiten dienen. Ablauf-Automation, genannt „Flow“, Fotoalben, Kalender, Webmail, Videokonferenzen und OnlyOffice gehören ab jetzt zur Standardausstattung der Nextcloud. Man muss sich die beliebtesten Features damit nicht mehr aus dem Nextcloud App-Repository zusammensuchen, sondern sie werden benutzerfreundlich während der Installation empfohlen. Im gleichen Zuge wurde auch eine Partnerschaft mit Ionos beschlossen.

Für wen ist der Einsatz von Nextcloud sinnvoll?

Nextcloud ist sehr gut geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen, die flexible und kostengünstige Software für die Teamkollaboration benötigen. Ebenso sollten Unternehmen den Einsatz erwägen, wenn sie besondere Anforderungen an Datenschutz und Privatsphäre stellen bzw. ein Collaboration-Tool auf eigenen Servern betreiben möchten.

Wer im gesamten Arbeitsumfeld vorrangig Microsoft-Produkte einsetzt, könnte es mit Microsoft 365 und Sharepoint einfacher haben. Sollten Sie aber die Integration in eine heterogene IT-Landschaft mit Linux, Apple und Windows-Komponenten benötigen, kommen Sie mit Nextcloud leichter an Ihr Ziel.

Wir bei PPW unterstützen Sie dabei, hier die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen und übernehmen im Anschluss die Implementierung Ihrer Wunschlösung. Individuelle Anpassungen oder maßgeschneiderte Schnittstellen übernehmen wir bei Bedarf natürlich auch. Sprechen Sie uns einfach an.

Titelbild: Photo by Tina Witherspoon on Unsplash
Screenshot Loginscreen: Privat
Weitere Screenshots und Fotos: Nextcloud Press Center