Teamkommunikation mit Rocket.Chat

Teamkommunikation mit Rocket.Chat

„Man kann nicht nicht kommunizieren“. Diesen Satz hat der Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick geprĂ€gt. Doch spĂ€testens, wenn man seinen Arbeitsalltag vollstĂ€ndig aus dem Homeoffice bestreitet, wird spĂŒrbar, dass es durchaus Rahmenbedingungen fĂŒr das totale Erliegen von Kommunikation gibt.

Offene Kommunikationswege

Brechen kurze Wege zum nĂ€chsten Schreibtisch und zufĂ€llige entstehende Kommunikation durch Begegnungen auf dem Flur, in der KaffeekĂŒche oder am Mittagstisch weg, ist es umso dringender erforderlich, neue Kommunikationswege zu öffnen. Neben Telefon und E-Mail ermöglichen Chat-Tools und Videokonferenz-Software die volle Bandbreite der digitalen Kommunikationsmittel.

Im Blogbeitrag Kommunikation und Kollaboration in Zeiten von Corona haben wir berichtet, mit welchen Tools wir bereits vor der Corona-Pandemie gearbeitet haben, und wieso uns diese digitalen Werkzeuge eine reibungslose Zusammenarbeit im Homeoffice erlauben.

Nun wollen wir die Chat-Plattform Rocket.Chat genauer vorstellen. So viel sei vorab verraten: ein Team ab einer GrĂ¶ĂŸe von etwa zehn Personen, das nicht die ĂŒberwiegende Zeit an einem Ort zusammenarbeitet, wird in jedem Fall vom Einsatz einer professionellen Chat-Lösung profitieren.

Rocket.Chat: Selber hosten oder SaaS

Im Gegensatz zu anderen Chat-Diensten wie z.B. dem bekannten Dienst Slack, erlaubt die Open-Source-Lösung Rocket.Chat die Möglichkeit zum Betrieb auf eigenen Servern bzw. der lokalen Infrastruktur. Insbesondere unter Datenschutzgesichtspunkten ist dies ein großes Plus, das fĂŒr Rocket.Chat spricht. Dabei ist die Lösung „Self-Managed“ in der Community-Version kostenlos verfĂŒgbar, jedoch ohne Support-Leistungen. Die gĂŒnstigste SaaS-Version Bronze startet mit einer MonatsgebĂŒhr von $2 pro Nutzer und 1 TB Speicher.
Apropos Datenschutz: In allen Versionen und Varianten ist der Chat verschlĂŒsselt (End-to-End Encryption).

VerfĂŒgbarkeit im Ampelsystem

Fehlt der morgendliche Weg zum BĂŒroschreibtisch, so fehlt auch die erste BegrĂŒĂŸung der Kollegen, die bereits an ihrem Platz sitzen. Wer ist also heute bei der Arbeit?
Ein Ampelsystem signalisiert die VerfĂŒgbarkeit der Kollegen in den vier Varianten online, abwesend (kann automatisch nach zeitlich definierter InaktivitĂ€t gesetzt werden), beschĂ€ftigt und unsichtbar. Somit bietet sich eine erste Orientierung, welche Kollegen ĂŒberhaupt heute erreichbar sein werden.

Hauptfunktionen von Rocket.Chat

  • Der Chatdienst kann sowohl ĂŒber eine App auf dem PC oder Smartphone genutzt werden, als auch direkt im Browser ohne Installation. Nachrichten in Form von Text, Bild, Video und Sprache sind dabei möglich – ganz so wie man es von WhatsApp kennt.
  • Neben Direktnachrichten zwischen zwei Personen sind spezifische KanĂ€le (Gruppen) im Arbeitsalltag unverzichtbar. Projektteams, Abteilungen und andere Gruppen können sich in öffentlichen KanĂ€len auf den neuesten Kenntnisstand bringen und schnell austauschen. Private KanĂ€le bieten die Möglichkeit zum Informationsaustausch fĂŒr geschlossene Gruppen. Werden sensible Informationen getauscht, so sind diese KanĂ€le unumgĂ€nglich.
  • Zudem lassen sich KanĂ€le schreibschĂŒtzen, wodurch nur bestimmte Nutzer die Berechtigung zum Verfassen von BeitrĂ€gen erhalten. Dieser Modus ist dann geeignet, wenn die Kommunikation ausschließlich in eine Richtung laufen soll, z.B. um kritische Statusmeldungen zu einem bestimmten Thema zu verbreiten.
  • Über Admin-Rechte lassen sich z.B. die Berechtigungen fĂŒr das Erstellen solcher KanĂ€le auf Nutzerebene definieren.
  • Benachrichtigungseinstellungen bzw. Push-Funktionen auf dem Smartphone bieten die Möglichkeit zur sofortigen Reaktion, können jedoch auch deaktiviert werden.
  • Via Rocket.Chat lĂ€sst sich zudem die Open-Source-Software Jitsi fĂŒr verschlĂŒsselte Videokonferenzen einbinden.
  • Kleinere Dateien können direkt ĂŒber den Chat versendet werden (das Datenlimit liegt standardmĂ€ĂŸig bei 10 MB).

Einsatz von Chat gegenĂŒber E-Mail und Telefon

In der tĂ€glichen Arbeit birgt ein Chat-Tool viele Möglichkeiten zur schnellen Kommunikation. Dabei ist der Chat direkter und informeller gegenĂŒber dem E-Mail Versand. Zudem gibt es keinen zeitlichen Versatz, der mitunter durch Mailserver oder die Synchronisations-Rhythmen von E-Mail-Programmen entsteht. Im besten Fall erhĂ€lt man via Chat in wenigen Sekunden genau die Information, die den nĂ€chsten Arbeitsschritt ermöglicht. Und das selbst dann, wenn der entsprechende Kollege gerade evtl. gar nicht an seinem Arbeitsplatz sitzt.

Die automatische Aufteilung der Nachrichten auf KanĂ€le und 1:1 Nachrichten bietet jederzeit einen guten Überblick – im Gegensatz zu manch ĂŒberfĂŒlltem E-Mail-Posteingang.
So wie der private Messenger WhatsApp heute fĂŒr viele das Mittel der Wahl ist, um ihre Freunde in einer Gruppe zu ihrer Geburtstagsfeier einzuladen, so bietet ein Tool wie Rocket.Chat ein intuitives Benutzererlebnis fĂŒr die Koordination unterschiedlicher Aufgaben und Projekte – und das ohne langes Onboarding.

Abschließend bleibt zu sagen, dass allgemeingĂŒltige Empfehlungen, wann weiterhin die E-Mail oder der Anruf der bessere Weg zur Kommunikation sind, sich nicht geben lassen. Ist fĂŒr den einen Mitarbeiter weiter der Griff zum Telefon der effektivste Weg, wird die andere Kollegin lieber eine E-Mail verfassen. Vielleicht hĂ€tte Watzlawick gesagt: „Der beste Kommunikationsweg ist der, der genutzt wird.“

Vor allem aber in Kommunikation zwischen mehreren Beteiligten spielen Plattformen wie Rocket.Chat klar ihre Vorteile aus. So bietet das Medium Chat jedem Beteiligten die Option zur Echtzeit-Kommunikation, lÀsst zugleich aber immer auch die Möglichkeit einer zeitversetzten Antwort, wenn eine andere TÀtigkeit gerade im Weg steht: somit direkter als eine E-Mail und zugleich störungsfreier als ein zeitlich unpassender Telefonanruf.

Du hast RĂŒckfragen oder brauchst UnterstĂŒtzung bei der kurzfristigen Umsetzung einer Digital Workplace Lösung?

Wir helfen dir dabei, dass dein Team arbeitsfÀhig bleibt. Bitte nimm Kontakt mit uns auf: post@ppw.de

Alternativen zu Rocket.Chat

Slack
Mattermost
Stackfield
Netsfere