Teamkommunikation mit Rocket.Chat

„Man kann nicht nicht kommunizieren“. Diesen Satz hat der Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick geprägt. Doch spätestens, wenn man seinen Arbeitsalltag vollständig aus dem Homeoffice bestreitet, wird spürbar, dass es durchaus Rahmenbedingungen für das totale Erliegen von Kommunikation gibt.

Offene Kommunikationswege

Brechen kurze Wege zum nächsten Schreibtisch und zufällige entstehende Kommunikation durch Begegnungen auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder am Mittagstisch weg, ist es umso dringender erforderlich, neue Kommunikationswege zu öffnen. Neben Telefon und E-Mail ermöglichen Chat-Tools und Videokonferenz-Software die volle Bandbreite der digitalen Kommunikationsmittel.

Im Blogbeitrag Kommunikation und Kollaboration in Zeiten von Corona haben wir berichtet, mit welchen Tools wir bereits vor der Corona-Pandemie gearbeitet haben, und wieso uns diese digitalen Werkzeuge eine reibungslose Zusammenarbeit im Homeoffice erlauben.

Nun wollen wir die Chat-Plattform Rocket.Chat genauer vorstellen. So viel sei vorab verraten: ein Team ab einer Größe von etwa zehn Personen, das nicht die überwiegende Zeit an einem Ort zusammenarbeitet, wird in jedem Fall vom Einsatz einer professionellen Chat-Lösung profitieren.

Rocket.Chat: Selber hosten oder SaaS

Im Gegensatz zu anderen Chat-Diensten wie z.B. dem bekannten Dienst Slack, erlaubt die Open-Source-Lösung Rocket.Chat die Möglichkeit zum Betrieb auf eigenen Servern bzw. der lokalen Infrastruktur. Insbesondere unter Datenschutzgesichtspunkten ist dies ein großes Plus, das für Rocket.Chat spricht. Dabei ist die Lösung „Self-Managed“ in der Community-Version kostenlos verfügbar, jedoch ohne Support-Leistungen. Die günstigste SaaS-Version Bronze startet mit einer Monatsgebühr von $2 pro Nutzer und 1 TB Speicher.
Apropos Datenschutz: In allen Versionen und Varianten ist der Chat verschlüsselt (End-to-End Encryption).

Verfügbarkeit im Ampelsystem

Fehlt der morgendliche Weg zum Büroschreibtisch, so fehlt auch die erste Begrüßung der Kollegen, die bereits an ihrem Platz sitzen. Wer ist also heute bei der Arbeit?
Ein Ampelsystem signalisiert die Verfügbarkeit der Kollegen in den vier Varianten online, abwesend (kann automatisch nach zeitlich definierter Inaktivität gesetzt werden), beschäftigt und unsichtbar. Somit bietet sich eine erste Orientierung, welche Kollegen überhaupt heute erreichbar sein werden.

Hauptfunktionen von Rocket.Chat

• Der Chatdienst kann sowohl über eine App auf dem PC oder Smartphone genutzt werden, als auch direkt im Browser ohne Installation. Nachrichten in Form von Text, Bild, Video und Sprache sind dabei möglich – ganz so wie man es von WhatsApp kennt.
• Neben Direktnachrichten zwischen zwei Personen sind spezifische Kanäle (Gruppen) im Arbeitsalltag unverzichtbar. Projektteams, Abteilungen und andere Gruppen können sich in öffentlichen Kanälen auf den neuesten Kenntnisstand bringen und schnell austauschen. Private Kanäle bieten die Möglichkeit zum Informationsaustausch für geschlossene Gruppen. Werden sensible Informationen getauscht, so sind diese Kanäle unumgänglich.
• Zudem lassen sich Kanäle schreibschützen, wodurch nur bestimmte Nutzer die Berechtigung zum Verfassen von Beiträgen erhalten. Dieser Modus ist dann geeignet, wenn die Kommunikation ausschließlich in eine Richtung laufen soll, z.B. um kritische Statusmeldungen zu einem bestimmten Thema zu verbreiten.
• Ãœber Admin-Rechte lassen sich z.B. die Berechtigungen für das Erstellen solcher Kanäle auf Nutzerebene definieren.
• Benachrichtigungseinstellungen bzw. Push-Funktionen auf dem Smartphone bieten die Möglichkeit zur sofortigen Reaktion, können jedoch auch deaktiviert werden.
• Via Rocket.Chat lässt sich zudem die Open-Source-Software Jitsi für verschlüsselte Videokonferenzen einbinden.
• Kleinere Dateien können direkt über den Chat versendet werden (das Datenlimit liegt standardmäßig bei 10 MB).

Einsatz von Chat gegenüber E-Mail und Telefon

In der täglichen Arbeit birgt ein Chat-Tool viele Möglichkeiten zur schnellen Kommunikation. Dabei ist der Chat direkter und informeller gegenüber dem E-Mail Versand. Zudem gibt es keinen zeitlichen Versatz, der mitunter durch Mailserver oder die Synchronisations-Rhythmen von E-Mail-Programmen entsteht. Im besten Fall erhält man via Chat in wenigen Sekunden genau die Information, die den nächsten Arbeitsschritt ermöglicht. Und das selbst dann, wenn der entsprechende Kollege gerade evtl. gar nicht an seinem Arbeitsplatz sitzt.

Die automatische Aufteilung der Nachrichten auf Kanäle und 1:1 Nachrichten bietet jederzeit einen guten Überblick – im Gegensatz zu manch überfülltem E-Mail-Posteingang.
So wie der private Messenger WhatsApp heute für viele das Mittel der Wahl ist, um ihre Freunde in einer Gruppe zu ihrer Geburtstagsfeier einzuladen, so bietet ein Tool wie Rocket.Chat ein intuitives Benutzererlebnis für die Koordination unterschiedlicher Aufgaben und Projekte – und das ohne langes Onboarding.

Abschließend bleibt zu sagen, dass allgemeingültige Empfehlungen, wann weiterhin die E-Mail oder der Anruf der bessere Weg zur Kommunikation sind, sich nicht geben lassen. Ist für den einen Mitarbeiter weiter der Griff zum Telefon der effektivste Weg, wird die andere Kollegin lieber eine E-Mail verfassen. Vielleicht hätte Watzlawick gesagt: „Der beste Kommunikationsweg ist der, der genutzt wird.“

Vor allem aber in Kommunikation zwischen mehreren Beteiligten spielen Plattformen wie Rocket.Chat klar ihre Vorteile aus. So bietet das Medium Chat jedem Beteiligten die Option zur Echtzeit-Kommunikation, lässt zugleich aber immer auch die Möglichkeit einer zeitversetzten Antwort, wenn eine andere Tätigkeit gerade im Weg steht: somit direkter als eine E-Mail und zugleich störungsfreier als ein zeitlich unpassender Telefonanruf.

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Alternativen zu Rocket.Chat

Slack
Mattermost
Stackfield
Netsfere